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    Das Hauptproblem, das wir lösen müssen

    In den Vereinigten Staaten muss der Erstbericht für steuerliche Zwecke bei der US-Regierung über das E-BOI-System eingereicht werden. Der Prozess ist jedoch oft mühsam und ineffizient, was viel Zeit von Buchhaltern erfordert, die diese Berichte im Namen ihrer Kunden bearbeiten. Viele Unternehmen wenden sich aufgrund der Komplexität und Schwierigkeit, diese Berichte auszufüllen, an ihre Buchhaltungsfirmen um Hilfe. Dies führt zu einem zeitaufwändigen Prozess für Buchhalter, da sie jeden Bericht für jeden Kunden manuell ausfüllen müssen und oft mit wiederholter Dateneingabe zu kämpfen haben.

    Das Einreichungssystem wurde entwickelt, um dieses Problem zu lösen, indem der Berichtseinreichungsprozess automatisiert wird. Es ermöglicht Buchhaltern, Berichte schnell zu erstellen, indem Daten direkt aus ihrer bestehenden Kundendatenbasis importiert werden, wodurch der Aufwand für Dateneingaben reduziert wird.

    Sowohl Buchhalter als auch Nutzer können die verbleibenden Daten ausfüllen, die für den Abschluss des Berichts erforderlich sind. Das System vereinfacht den Prozess, indem es den Nutzern ermöglicht, bestehende Kundendaten zu importieren, sodass nur die Informationen für das aktuelle Jahr manuell eingegeben werden müssen. Dieser Ansatz vereinfacht den Berichtseinreichungsprozess für beide Parteien, macht ihn nahtloser und effizienter, reduziert die Arbeitsbelastung der Buchhalter erheblich und verbessert die Gesamtproduktivität.

    Wie wir das Design erstellt haben: Schlüsselpunkte

    Unser Designansatz wurde durch das Prinzip der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit geleitet. Unser Ziel war es, eine intuitive und strukturierte Erfahrung für den Nutzer zu schaffen, die es Buchhaltern ermöglicht, Berichte schnell und genau mit einem Schritt-für-Schritt-Steuerbericht-Tool auszufüllen.

    Die Schlüsselpunkte im Design sind:

    • Schritt-für-Schritt-Prozess: Der Berichtseinreichungsprozess ist in klare, überschaubare Schritte unterteilt, um den Prozess für die Nutzer intuitiv und einfach zu gestalten. Jeder Schritt konzentriert sich darauf, spezifische Informationen zu sammeln und die kognitive Belastung zu reduzieren.
    • Vorab ausgefüllte Daten: Wir haben bestehende Daten aus der Kundendatenbasis der Buchhaltungsfirma genutzt, um die Felder automatisch auszufüllen, sodass sich der Buchhalter nur auf die einzigartigen Daten für jedes spezifische Jahr konzentrieren muss. Dies reduziert repetitive Dateneingaben erheblich.
    • Dashboard: Ein zentrales Dashboard bietet einen klaren Überblick über den Status jedes Berichts, sodass die Nutzer organisiert bleiben und ihren Fortschritt verfolgen können.
    • Vereinfachte Interaktion: Durch den Fokus auf Klarheit bietet das Design den Nutzern ein umfassendes Verständnis dafür, was sie tun müssen und wo sie sich im Prozess befinden. Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass sie die Komplexität minimiert und gleichzeitig Effizienz gewährleistet, während sie für alle Altersgruppen zugänglich und benutzerfreundlich bleibt. Dies stellt sicher, dass jeder, unabhängig von Alter oder technischem Können, sich mit dem System wohlfühlt und keine Schwierigkeiten hat, den Ablauf zu verstehen.

    SEITENÜBERSICHT

    Die Seitenübersicht dient als navigationales Konzept und skizziert die Struktur und Hierarchie der Website.

    Filing System Site Map

    Was wir verwenden und warum?

    Filing System Technologien

    Für das Backend verwenden wir NestJS, ein skalierbares Framework, das mit TypeScript erstellt wurde und eine robuste Struktur für effiziente und wartbare serverseitige Anwendungen bietet. Es integriert sich nahtlos mit MongoDB (über Mongoose) als unserer Datenbank, was eine einfache Verwaltung der Daten bei hoher Flexibilität und Skalierbarkeit gewährleistet. Die Azure-Cloud-Plattform wird für das Hosting verwendet und bietet eine zuverlässige und skalierbare Infrastruktur, um das Wachstum der Anwendung zu unterstützen. Swagger wird für die API-Dokumentation genutzt, was die Integration und Kommunikation zwischen Frontend- und Backend-Teams erleichtert. Zusätzlich implementieren wir CI/CD-Pipelines, um kontinuierliche Integration und Bereitstellung sicherzustellen, sodass automatisierte Tests, Builds und Deployments reibungslose Updates und schnellere Release-Zyklen ermöglichen.

    Im Frontend setzen wir auf React mit Tailwind CSS, um eine responsive, benutzerfreundliche Oberfläche zu erstellen. React Hook Form sorgt für effiziente Formularbearbeitung und -validierung, während die MySQL-Datenbank zusammen mit Zustand für das State Management verwendet wird, um eine leichte und flexible Lösung zu bieten. Um das Benutzererlebnis zu verbessern und sofortiges Feedback zu geben, integrieren wir React Hot Toast für Benachrichtigungen. NextJS wurde aufgrund seiner Server-Side-Rendering-Funktionen gewählt, die SEO und Leistung verbessern.

    Am Ende des Prozesses, wenn der Benutzer den Bericht einreicht, generieren wir eine XML-Datei, die die Berichtsdaten enthält und an die US-Regierungs-API zur Einreichung gesendet wird. Dies stellt sicher, dass die Daten korrekt formatiert sind und die erforderlichen Standards für die offizielle Verarbeitung erfüllen.

    Die Schlüsselpunkte im Design sind:

    • Datenabfrage: Durch den Einsatz von React Query und Axios verwalten wir die Serverkommunikation effizient, rufen Daten asynchron ab und speichern sie zwischen, um Leistung und Reaktionsfähigkeit zu verbessern.
    • Formularvalidierung: Wir verwenden Zod für schema-basierte Validierung im Frontend, um sicherzustellen, dass die vom Nutzer eingegebenen Daten die erforderlichen Kriterien vor der Einreichung erfüllen.
    • CSV-Datenimport: Mit Fast CSV und CSV Parser ermöglichen wir es Administratoren, CSV-Dateien hochzuladen, sodass Unternehmensdaten nahtlos in das System für die Berichtserstellung importiert werden können.
    • State Management: Wir nutzen Zustand für das globale State-Management, was eine minimalistische und effiziente Lösung bietet, die gut skaliert, wenn die Anwendung wächst.
    • Benachrichtigungen für Nutzer: React Hot Toast liefert Echtzeit-Benachrichtigungen über Statusänderungen, wie die Genehmigung oder Ablehnung von Berichtseinreichungen, sodass die Nutzer jederzeit informiert sind.
    • Berichtseinreichung: Axios wird verwendet, um Berichtsdaten an das Backend zu senden, während NestJS die API-Aufrufe verarbeitet und die Daten auf der Serverseite verarbeitet, um eine reibungslose Kommunikation zwischen Frontend und Backend zu gewährleisten. Wenn der Nutzer den Bericht einreicht, generieren wir eine XML-Datei mit den notwendigen Daten und senden sie an die Regierungs-API zur Verarbeitung.
    • E-Mail-Benachrichtigungen: Wir nutzen SendGrid, um transaktionale E-Mails zu versenden und die Nutzer über Änderungen des Berichtstatus, Verzögerungen oder Ablehnungen zu informieren.
    • Testen & Code-Qualität: Auf der Serverseite verwenden wir ESLint und Prettier, um eine hohe Codequalität und Konsistenz im gesamten Projekt sicherzustellen. Diese Tools werden auch im Frontend eingesetzt, um sicherzustellen, dass der Code sauber, lesbar und den Best Practices entsprechend bleibt.

    Funktionen

    Das Einreichungssystem bietet die folgenden Funktionen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung:

    • Bericht-Dashboard: Nutzer können den Status von Berichten in Echtzeit einsehen, einschließlich Status wie „Fälligkeitsdatum naht“, „Ausstehend - Gesendet“, „Ausstehend - In Bearbeitung“ und „Eingereicht - Von Regierung genehmigt“.
      Dies ist eines der besten Steuerbericht-Dashboards für Buchhalter, das auf maximale Klarheit und Effizienz ausgelegt ist.
    Bericht-Dashboard
    • Automatisierte Berichtserstellung: Ermöglicht Buchhaltern, vorhandene Kundendaten in Berichte zu importieren und so die Dateneingabezeit zu minimieren.
    • Benutzerverwaltung: Administratoren (Buchhalter) können Unternehmensinhaber einladen, ihre Berichte innerhalb des Systems auszufüllen.
    • CSV-Import: Administratoren können CSV-Dateien hochladen, um Daten (Steueridentifikationstyp, Steueridentifikationsnummer, Firmenname) direkt ins System zu importieren und so die Berichtseinreichung zu erleichtern.
      Diese Funktion dient als Lösung für den CSV-Import von US-Steuerberichten für Kunden von Buchhaltern und beschleunigt den Einreichungsprozess.
    CSV-Import
    • Zahlungsintegration mit Stripe: Das System integriert Stripe, um Zahlungen zu verarbeiten und Buchhaltern sowie deren Kunden ein sicheres und nahtloses Zahlungserlebnis zu bieten.
    • Schritt-für-Schritt-Anleitung: Der Berichtseinreichungsprozess ist in überschaubare Schritte unterteilt, um es den Nutzern zu erleichtern, ihre Berichte korrekt auszufüllen.
    Schritt-für-Schritt
    • Benutzerdefinierte Benachrichtigungen: Nutzer werden täglich bei Verzögerungen informiert und erhalten E-Mails bei Genehmigung oder Ablehnung ihres Berichts durch die Regierung.

    Unsere Lösung

    Unsere Lösung optimiert den gesamten Berichtserstellungsprozess, indem die Dateneingabe automatisiert, der manuelle Aufwand reduziert und das Benutzererlebnis für Buchhalter und ihre Kunden verbessert wird. Durch die Erstellung einer benutzerfreundlichen Oberfläche und die weitgehende Automatisierung des Prozesses haben wir die größten Schmerzpunkte gelöst:

    • Effizienz: Das System reduziert die Zeit, die Buchhalter für die Erstellung von Berichten benötigen, durch Automatisierung der Dateneingabe.
    • Klarheit: Das beste Steuerbericht-Dashboard für Buchhalter kombiniert mit dem Schritt-für-Schritt-Tool für Steuerberichte hilft Buchhaltern, ihren Fortschritt zu verfolgen und jederzeit zu wissen, wo sie sich im Prozess befinden.
    • Kommunikation: Ständige E-Mail-Benachrichtigungen stellen sicher, dass Nutzer jederzeit über den Status ihrer Berichte informiert sind, wodurch Nachfragen reduziert werden.
    • Integration: Die Möglichkeit, CSV-Daten von Kunden für US-Steuerberichte zu importieren, vereinfacht den Prozess, reduziert Fehler und beschleunigt die Berichtserstellung.

    Fazit

    Das Einreichungssystem bietet eine effiziente Lösung für ein komplexes Problem, mit dem Buchhalter im US-Steuerberichtsprozess konfrontiert sind. Durch die Automatisierung vieler Dateneingaben und die Nutzung bestehender Kundendaten ermöglicht das System eine schnellere und genauere Berichtseinreichung. Diese Case Study zum Steuerberichtssystem zeigt, wie eine sorgfältig entworfene Lösung die Effizienz von Berichtseinreichungen transformieren kann.

    Endergebnis: Ein reibungsloser, effizienter und benutzerfreundlicher Prozess für Buchhalter und ihre Kunden.

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    Shmili Breuer

    Geschäftsführer, SLFSTRG

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