FILING SYSTEM

Das Hauptproblem, das wir lösen müssen

In den Vereinigten Staaten muss der Erstbericht für steuerliche Zwecke bei der US-Regierung über das E-BOI System eingereicht werden. Der Prozess ist jedoch oft mühsam und ineffizient, was viel Zeit von Buchhaltern erfordert, die diese Berichte im Namen ihrer Kunden bearbeiten. Viele Unternehmen wenden sich aufgrund der Komplexität und Schwierigkeit, diese Berichte auszufüllen, an ihre Buchhaltungsfirmen um Hilfe. Dies führt zu einem zeitaufwändigen Prozess für Buchhalter, da sie jeden Bericht für jeden Kunden manuell ausfüllen müssen und oft mit wiederholten Dateneingaben zu kämpfen haben.

Das Einreichungssystem wurde entwickelt, um dieses Problem zu lösen, indem der Berichtseinreichungsprozess automatisiert wird. Es ermöglicht Buchhaltern, Berichte schnell zu erstellen, indem sie Daten direkt aus ihrer bestehenden Kundendatenbasis importieren, wodurch der Aufwand für Dateneingaben reduziert wird.

Sowohl Buchhalter als auch Nutzer können die verbleibenden Daten ausfüllen, die für den Abschluss des Berichts erforderlich sind. Das System vereinfacht den Prozess, indem es den Nutzern ermöglicht, bestehende Kundendaten zu importieren, sodass nur die informationen für das aktuelle Jahr manuell eingegeben werden müssen. Dieser Ansatz vereinfacht den Berichtseinreichungsprozess für beide Parteien, macht ihn nahtloser und effizienter, reduziert die Arbeitsbelastung der Buchhalter erheblich und verbessert die Gesamtproduktivität.

Wie wir das Design erstellt haben: Schlüsselpunkte

Unser Designansatz wurde durch das Prinzip der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit geleitet. Unser Ziel war es, eine intuitive und strukturierte Erfahrung für den Benutzer zu schaffen, die es Buchhaltern ermöglicht, Berichte schnell und genau auszufüllen.

Die Schlüsselpunkte im Design sind:

• Schritt-für-Schritt-Prozess: Der Berichtseinreichungsprozess ist in klare, überschaubare Schritte unterteilt, um den Prozess für die Nutzer intuitiv und einfach zu gestalten. Jeder Schritt konzentriert sich darauf, spezifische Informationen zu sammeln, wodurch die kognitive Belastung reduziert wird.
• Vorab ausgefüllte Daten: Wir haben bestehende Daten aus der Kundendatenbasis der Buchhaltungsfirma genutzt, um die Felder automatisch auszufüllen, sodass sich der Buchhalter nur auf die einzigartigen Daten für jedes spezifische Jahr konzentrieren muss. Dies reduziert repetitive Dateneingaben erheblich.
• Dashboard: Ein zentrales Dashboard bietet einen klaren Überblick über den Status jedes Berichts, sodass die Nutzer organisiert bleiben und ihren Fortschritt verfolgen können.
• Vereinfachte Interaktion: Durch den Fokus auf Klarheit bietet das Design den Nutzern ein umfassendes Verständnis dafür, was sie tun müssen und wo sie sich im Prozess befinden. Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass sie die Komplexität minimiert und gleichzeitig Effizienz gewährleistet, wobei sie für alle Altersgruppen zugänglich und benutzerfreundlich bleibt. Dies stellt sicher, dass jeder, unabhängig von Alter oder technischem Können, sich mit dem System wohlfühlt und keine Schwierigkeiten hat, den Ablauf zu verstehen.

SEITENÜBERSICHT

Die Seitenübersicht dient als navigationales Konzept und skizziert die Struktur und Hierarchie der Website.

Was wir verwenden und warum?

Für das Backend verwenden wir NestJS, ein skalierbares Framework, das mit TypeScript gebaut wurde und eine robuste Struktur für den Aufbau effizienter und wartbarer serverseitiger Anwendungen bietet. Es integriert sich nahtlos mit MongoDB (über Mongoose) als unserer Datenbank, was eine einfache Verwaltung der Daten bei gleichzeitig hoher Flexibilität und Skalierbarkeit gewährleistet. Die Azure Cloud-Plattform wird für das Hosting verwendet und bietet eine zuverlässige und skalierbare Infrastruktur zur Unterstützung des Wachstums der Anwendung. Swagger wird für die API-Dokumentation genutzt, was die Integration und Kommunikation zwischen Frontend- und Backend-Teams erleichtert. Zusätzlich implementieren wir CI/CD Pipelines, um kontinuierliche Integration und kontinuierliche Bereitstellung zu gewährleisten, sodass automatisierte Tests, Builds und Bereitstellungen für reibungslosere Updates und schnellere Release-Zyklen möglich sind.

Für das Frontend setzen wir auf React mit Tailwind CSS, um eine responsive, benutzerfreundliche Oberfläche zu erstellen. React Hook Form sorgt für eine effiziente Formularbearbeitung und -validierung, während die MySQL-Datenbank mit Zustand für das State Management verwendet wird, um eine leichte und flexible Lösung bereitzustellen. Um das Benutzererlebnis zu verbessern und sofortiges Feedback zu geben, integrieren wir React Hot Toast für Benachrichtigungen. NextJS wurde aufgrund seiner Server-Side-Rendering-Funktionen gewählt, die SEO und Leistung verbessern.

Am Ende des Prozesses, wenn der Benutzer den Bericht einreicht, generieren wir eine XML-Datei, die die Berichtsdaten enthält, die dann an die US-Regierungs-API zur Einreichung gesendet wird. Dies stellt sicher, dass die Daten korrekt formatiert sind und die erforderlichen Standards für die offizielle Bearbeitung erfüllen.

Die wichtigsten Punkte im Design sind:

• Datenabfrage: Durch den Einsatz von React Query und Axios verwalten wir die Serverkommunikation effizient, indem wir Daten asynchron abrufen und zwischenspeichern, um die Leistung und Reaktionsfähigkeit zu verbessern.
• Formularvalidierung: Wir verwenden Zod für schema-basierte Validierung im Frontend, um sicherzustellen, dass die vom Benutzer eingegebenen Daten die erforderlichen Kriterien vor der Einreichung erfüllen.
• CSV-Datenimport: Mit Fast CSV und CSV Parser ermöglichen wir es den Administratoren, CSV-Dateien hochzuladen, um den Import von Unternehmensdaten in das System für die Berichtserstellung nahtlos durchzuführen.
• State Management: Wir verwenden Zustand zur Verwaltung des globalen States, was eine minimalistische und effiziente Lösung bietet, die gut skaliert, wenn die Anwendung wächst.
• Benachrichtigungen für Benutzer: React Hot Toast liefert Benachrichtigungen in Echtzeit für Statusaktualisierungen, wie z. B. die Genehmigung oder Ablehnung von Berichtseinreichungen, sodass die Benutzer bei jedem Schritt informiert werden.
• Berichtseinreichung: Axios wird verwendet, um die Berichtsdaten an das Backend zu senden, während NestJS die API-Aufrufe bearbeitet und die Daten auf der Serverseite verarbeitet, was eine reibungslose Kommunikation zwischen Frontend und Backend gewährleistet. Wenn der Benutzer den Bericht einreicht, generieren wir eine XML-Datei mit den notwendigen Daten und senden sie an die Regierungs-API zur Verarbeitung.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Wir nutzen SendGrid, um transaktionale E-Mails zu versenden und die Benutzer über Änderungen des Berichtstatus, Verzögerungen oder Ablehnungen zu informieren.

• Testen & Code-Qualität: Auf der Serverseite verwenden wir ESLint und Prettier, um eine hohe Codequalität und Konsistenz im gesamten Projekt zu gewährleisten. Diese Tools werden auch im Frontend eingesetzt, um sicherzustellen, dass der Code sauber, lesbar und in Übereinstimmung mit den Best Practices auf beiden Seiten der Anwendung bleibt.

Funktionen

Das Filing-System bietet die folgenden Funktionen, um die Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung zu verbessern:

• Bericht-Dashboard: Benutzer können den Status von Berichten in Echtzeit anzeigen, einschließlich Status wie „Fälligkeitsdatum nahe“, „Ausstehend - Gesendet“, „Ausstehend - In Bearbeitung“ und „Einreichung - Vom Staat genehmigt“.

• Automatisierte Berichtserstellung: Ermöglicht es Buchhaltern, bereits vorhandene Kundendaten in Berichte zu importieren und so den Zeitaufwand für die Dateneingabe zu minimieren.
• Benutzerverwaltung: Administratoren (Buchhalter) können Firmeninhaber einladen, ihre Berichte im System auszufüllen.
• CSV-Import: Administratoren können CSV-Dateien hochladen, um Daten (Steueridentifikationsnummer, Firmenname usw.) direkt in das System zu importieren, um die Berichterstellung zu erleichtern.

• Zahlungsintegration mit Stripe: Das System ist mit Stripe integriert, um Zahlungen zu verarbeiten und ein sicheres und nahtloses Zahlungserlebnis für Buchhaltungsfirmen und deren Kunden zu gewährleisten, wenn sie auf den Service zugreifen.
• Schritt-für-Schritt Anleitung: Der Berichtseinreichungsprozess wird in leicht verständliche Schritte unterteilt, um es den Benutzern zu erleichtern, ihre Berichte korrekt auszufüllen.

• Benutzerdefinierte Benachrichtigungen: Benutzer werden täglich im Falle von Verzögerungen benachrichtigt und erhalten E-Mails, wenn ihr Bericht von der Regierung genehmigt oder abgelehnt wird.

Unsere Lösung

Unsere Lösung vereinfacht den gesamten Berichtserstellungsprozess, indem sie die Dateneingabe automatisiert, den manuellen Aufwand reduziert und die Benutzererfahrung sowohl für Buchhalter als auch für deren Kunden verbessert. Durch die Schaffung einer benutzerfreundlichen Oberfläche und die Automatisierung so vieler Prozesse wie möglich haben wir die größten Schmerzpunkte gelöst:

• Effizienz: Das System reduziert den Zeitaufwand für Buchhalter beim Ausfüllen von Berichten, indem es die Dateneingabe automatisiert.
• Klarheit: Der Schritt-für-Schritt-Prozess und das Dashboard helfen Buchhaltern, ihren Fortschritt zu verfolgen und zu verstehen, wo sie sich im Prozess jederzeit befinden.
• Kommunikation: Ständige E-Mail-Benachrichtigungen stellen sicher, dass Benutzer immer über den Status ihrer Berichte informiert sind, wodurch der Bedarf an Follow-ups verringert wird.
• Integration: Die Möglichkeit, Kundendaten aus CSV-Dateien zu importieren, vereinfacht den Prozess, reduziert das Fehlerpotenzial und verbessert die Geschwindigkeit der Berichtserstellung.

Fazit

Das Berichterstattungssystem bietet eine vereinfachte Lösung für ein komplexes Problem, mit dem Buchhalter beim Erstellen von Steuerberichten in den USA konfrontiert sind. Durch die Automatisierung eines Großteils der Dateneingabe und die Nutzung vorhandener Kundendaten ermöglicht das System eine schnellere und genauere Berichterstattung.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Berichterstattungssystem nicht nur die Zeit und den Aufwand der Buchhalter reduziert, sondern auch eine effizientere und benutzerfreundlichere Möglichkeit bietet, die Komplexitäten der Steuerberichterstattung in den USA zu bewältigen.